Existe una multiplicidad de compañías que al momento de establecer las pautas de sus proyectos en las certificaciones Green Belt y Black Belt, intentan encontrar cuál es la mejor forma de definir sus enfoques. Técnicamente existen tres variables en las cuales se deben definir estos enfoques:
- “Brainstorming” o lluvia de ideas: En estos casos se busca establecer la identidad de los proyectos basándose en las experiencias de cada uno de los integrantes de las áreas que podrían estar generando los inconvenientes del sector productivo. La búsqueda es la de un impacto rotundo y positivo en el negocio.
- Los enfoques objetivos: Estos están apuntados a los que se dan de forma reiterada y que presentan una alteración en la eficiencia de los productos y servicios. Buscando la manera de encausar estos errores repetidos o no forzados.
- Los enfoques estructurados: La utilización de datos duros, estadísticas y que sean de relevancia para la organización, les permite trabajar sobre un plan específico para encontrar las mejores variables de negocio, pudiendo encontrar el mejor impacto financiero y productivo.
Se suele recurrir a uno de ellos, que por su complejidad brinda los mejores resultados: El enfoque estructurado.
Cuando se haya decidido cuál será el proyecto seleccionado se tiene que incurrir en el desarrollo del proyect charter, análisis de beneficios y el business case.
Business case: Una de las articulaciones con altos niveles de intereses. Este caso devela dos incógnitas: ¿En dónde se desarrolla el sector de interés para los esfuerzos de mejora? ¿Qué potencia el deseo de la compañía para tener en cuenta el proyecto?
El business case elabora las necesidades de los proyectos en líneas generales, intentando efectivizar el alcance de los objetivos de negocio.
¿Cuáles son sus componentes?
- Generar la trazabilidad de la unidad de producto para el consumidor
- Establecer la métrica primaria de la compañía de la unidad de salida del proyecto empresarial
- Brecha de la referencia métrico primario con los objetivos propuestos.
Project Charter: Esta se trata de la versión detallada del Business Case. Con este documento se podrá incorporar al mismo tiempo el esfuerzo d la mejora. ¿De qué forma se establece esto?
- Información básica del proyecto
- Medición de las métricas simples de los desempeños para el proyecto
El Project Charter les da claridad a los enfoques de proyectos y a las métricas de desempeño y le aporta una mayor profundidad al Business Case. Esto se establece con las siguientes características:
- Enfoque del problema
- Métricos del proyecto
- Problemas
- Nombre del black Belt
- División y unidad de negocio
- Miembros del equipo
- Fecha de inicio y final del proyecto
¿Cuáles son los análisis de los beneficios?
Estos son las evaluaciones financieras generales del proyecto. Este es el estudio minucioso que está relacionado con los beneficios, ingresos y costos que se pretenden obtener como resultado del proyecto.
En esta evaluación financiera se encontrarán los valores del proyecto:
- Estableciendo el impacto: Único y sostenido
- Las asignaciones: Los sistemas de contabilidad y sus centros de costos
- Los pronósticos: El cash-flow o flujo de efectivo y su programa de realización
Es habitual que sea un representante financiero sea quien evalúe el impacto de los proyectos. La metodología del Six Sigma trabaja en función y en la coordinación de la compañía para encontrar la información necesitada y la más puntual y específica.
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