La pandemia del covid-19 y el intento de regresar a la “Nueva Normalidad” ha traído consigo una serie de modificaciones en las rutinas que requiere del buen uso de la tecnología para encontrar soluciones. Anteriormente, reunirse en una sala de juntas para cerrar algún negocio o presentar un proyecto comercial no era problema. Sin embargo, ahora todo se desarrolla en lo virtual. Esto no es algo negativo, al contrario, las características de videoconferencia hacen este proceso más fácil y práctico.
¿Cuál es la diferencia entre videollamada y videoconferencia?
Antes de revisar los aspectos positivos de esta herramienta, es necesario conocer la diferencia entre videollamada y videoconferencia. Una de las características de videoconferencia es que, generalmente, se utiliza para reuniones donde participan dos o más personas, mientras que la videollamada es algo más informal y personal.
Asimismo, las videollamadas suelen hacerse por smartphones, mientras que las videoconferencias se prefieren por medio de una computadora. Al utilizarse para proyectos y conversaciones más profesionales, se requiere mejor calidad.
Ahora bien, para realizar videollamadas usualmente se utilizan aplicaciones gratuitas. Sin embargo, una videoconferencia requiere de plataformas pagadas, ya que así se tiene acceso a más funciones. Por ejemplo, Zoom, en su formato pagado, no tiene límite de tiempo ni de participantes.
Ventajas de la videoconferencia en el contexto actual
La contingencia ha hecho que las personas tomen medidas de seguridad para protegerse y cuidar a sus familias. No obstante, las ventajas de la videoconferencia no se limitan al contexto actual, incluso después de la pandemia resultará sumamente positiva al entregar beneficios como los siguientes:
- Reducir gastos en traslados o viajes de negocios.
- Optimizar tiempos en caso de no poder llegar puntual al sitio de la reunión.
- Invitar a especialistas o colegas a la reunión, incluso cuando se encuentren en la misma ciudad o país.
- Aumenta la efectividad y productividad al poder realizar reuniones en cualquier momento.
- Hay mayor conciliación entre la vida personal y profesional.
¿Cómo hacer una videoconferencia de forma exitosa?
Realizar una conferencia virtual puede parecer sencillo, sin embargo, requiere la misma responsabilidad y planificación que una presencial. Los tres consejos principales para tener éxito son:
Evitar los sitios con distracciones: no todos tienen oficinas en sus hogares. Por ello, es fundamental identificar cuáles son los sitios más tranquilos, sin tantas distracciones y con menos tránsito de personas, en caso de vivir con varios familiares.
Practicar antes de la presentación: si hay una presentación de por medio, es casi obligatorio practicar antes de exponerla. De esta manera, se tiene mayor seguridad al hacerlo frente a varias personas. Además, es esencial revisar que los equipos estén funcionando correctamente, y que haya una conexión y sonido de calidad para evitar fallas en la comunicación.
Utilizar la vestimenta adecuada: estar en la casa no es sinónimo de informalidad. Es necesario escoger la ropa adecuada según la importancia de la reunión. Esto no solo será apreciado por los demás participantes, sino que también brindará un poco más de confianza al momento de presentar.
Actualmente, existe un sinfín de aplicaciones y plataformas para conectarse de manera virtual. Las más adecuadas para realizar una videoconferencia son aquellas que permitan la participación de varias personas y tengan la opción de compartir pantalla. Algunos ejemplos de esto son Skype, Zoom, Slack, Google Hangouts, Google Meet y Microsoft Team.
Si bien muchas personas tenían experiencia con las plataformas digitales, algunas recién están experimentando el cambio. Saber cómo hacer una videoconferencia óptima es cuestión de práctica y estar abierto a desarrollar nuevas habilidades.
