Cuando no se cuenta con un plan bien determinado para la planificación de un evento, podrías correr serios riesgos de que existan desorganizaciones, no poder alcanzar los objetivos y caos. Seguir la fórmula de la planificación de eventos será la garantía de un éxito rutilante.
Diferentes ciclos y etapas de una organización de un evento
Investigación y objetivos: Cada evento es único y especial, pero algunos de ellos requerirán de una investigación previa. Existen empresas de organización de eventos que deciden saltarse este paso que es importantísimo y que podría convertir al evento soñado en un desastre de niveles catastróficos.
¿A que hace alusión la investigación? Existen una serie de preguntas que son claves: ¿Qué? ¿Quién? ¿Cómo? ¿Cuándo? ¿Dónde? ¿Para qué? Y ¿Cuánto? Respondiendo estas 7 preguntas claves, tendrás asegurado una buena parte del éxito.
Cuando se haya concluido la etapa de investigación, en donde deberás entrevistar a las personas implicadas al evento, tendrás que documentar cuales son los objetivos y las metas del evento.
Diseño del evento: Durante este ciclo, estarás reafirmando el plan maestro que vas a seguir para el evento. Aquí comenzarás por definir cuál será el lugar apropiado que se adapte a las necesidades y temática del evento. Es importante que se genere una sinergia orgánica con el personal del lugar para que haya una comunicación continua y fluida.
Cuando ya dispongas de la locación del evento, empezarás a cumplimentar otra parte de esta fase que es elemental: Tu equipo de trabajo.
Contar con personas de confianza, te brindará la posibilidad de delegar tareas y asumir un rol de administrador sin sentirte agobiado debido a los pormenores del evento.
El plan maestro del evento debe ser minuciosamente detallado para garantizar su éxito.
Distintivo del evento: Los eventos exitosos que tienen objetivos claros deben ser fácilmente identificables. Cuando sabes lo que quiere el anfitrión del evento y lo que irán a buscar los invitados, debes preparar un diseño específico que asegure un momento memorable.
Pero eso es importante que te destaques, distingas al evento y que lo muestres como lo que será: algo único. De esta manera, los asistentes no tendrás forma de resistirse a participar de forma activa del evento.
Algunas características que distinguirán a tu celebración podría ser nombrar al evento, asignarle un slogan o crear un logotipo; cualquier señal que permita asociar de manera automática el evento, es un gran indicativo de que estás yendo por el buen camino.
Planificación y Coordinación: Esta etapa bífida de la organización hace referencia a la articulación del plan con cada uno de los miembros de tu equipo de trabajo y asistentes del evento. El programa del evento, debe establecer de forma clara cada componente de la fiesta, la hora de inicio y fin de cada actividad.
La diferencia entre un especialista en organizaciones de eventos y un amateur, está en la planificación. Cuando se está preparado para realizar el trabajo, los organizadores de eventos, tienen la capacidad de estar en los más mínimos detalles llevando el evento a un rotundo éxito.
Evaluación del evento: Este ciclo es posterior al evento, cuando el mismo ya se hubo finalizado y viene el momento de la evaluación. Esto te permitirá hacerte de una reputación, de un nombre y de un camino. ¿Cómo podrías hacer esta evaluación? Lo podrías hacer mediante encuestas en línea o en papel a cada persona que haya asistido al evento. También son buenas las reuniones con los miembros del equipo, con el objetivo de saber si cada uno ha alcanzado su objetivo.
El único modo que tendrás de potenciarte como organizador de eventos es escuchar y trabajar para mejorar y crecer.
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