Introducción a la planeación de eventos

La organización de eventos dista mucho de ser una actividad eventual que deje algo al azar; al contrario: hasta el mínimo detalle es tenido en cuenta al momento del diseño, planificación y producción de dichas reuniones, ya sea una convención, un congreso, una ceremonia, un festival o cualquier otro evento empresarial o social.

Dada la gran capacidad de comunicación que poseen los eventos y los intereses financieros que pueden representar, los eventos son considerados una importante herramienta de gestión estratégica del área de marketing y de relaciones públicas de las empresas e instituciones; es por ello que es indispensable conocer cuál es el público objetivo, de qué manera se va a realizar el evento, y cuáles son las metas que se desean lograr con el mismo.

Para alcanzar el éxito en la organización de un evento empresarial, se necesita de una buena planificación y organización. Para ello es imprescindible contar con un plan de acción que sirva de guía para cumplir las metas y alcanzar los objetivos. Para diseñarlo, es necesario tener en cuenta una serie de pasos:

• Determinar el propósito: para que el evento sea exitoso, es fundamental conocer cuál es el propósito del mismo; saber qué se busca conseguir con la realización del evento es indispensable para no perder de vista el objetivo; el mismo debe ser claro, realista y medible.
• Conocer el público objetivo: es de suma importancia conocer las características del público, ya que de ello dependerá el mensaje que se desee transmitir y la organización de los contenidos del evento
• Determinar el presupuesto: una vez decidido el tipo de evento a realizar, se debe detallar la lista de tareas y determinar el presupuesto, teniendo en cuenta todos los factores. Esto ayudará a efectuar una buena administración de los recursos económicos y evitar desviaciones.
• Definir el lugar, día y horario del evento: aunque parezca un detalle menor, no lo es. El lugar físico donde se realizará debe ir en la misma línea que la imagen que transmite la empresa y no se debe olvidar cuál es el objetivo del evento. Además, tiene que ser un sitio al que se pueda acceder sin dificultades. El día y el horario deben ser seleccionados cuidadosamente para que no coincida con festividades o eventos que pudiesen generar la ausencia de los invitados. Una vez definidos, hay que efectuar la reserva con anticipación.
• Planificar las tareas y actividades del evento: esto incluye planificar el programa de actividades del evento priorizando el contenido, elaborar un inventario de los recursos que se necesita, los servicios que se deben contratar, buscar proveedores, etc.
• Asignar responsabilidades: el organizador del evento debe delegar las tareas y responsabilidades tanto para la organización como para la realización de las mismas el día del evento.
• Encargarse de la difusión del evento: dependiendo del tipo de evento y del público objetivo, se puede optar por invitaciones personales, por anunciar el evento a través de las redes sociales, crear una página web exclusivamente para dicho evento, etc.
• Ejecución del evento: en esta fase se pone en marcha el cronograma de actividades del evento. Durante el mismo, el organizador debe encargarse de supervisar que todo esté saliendo como se había planificado, que las tareas delegadas se estén realizando adecuadamente y que los invitados estén recibiendo una buena atención.
• Contemplar un plan de emergencia: tener un plan B es crucial para evitar malos momentos en caso de que surgiera algún imprevisto durante el evento.
• Realizar una evaluación del evento: es importante, una vez finalizado el evento, realizar un seguimiento de los resultados para comprobar qué objetivos fueron cumplido, cuáles son los puntos a mejorar y demás datos que resulten de utilidad para futuros eventos.

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