El plan de un proyecto es una herramienta que se utiliza para organizar un proyecto; en el se vuelcan todas las acciones que hay que llevar a cabo para poder cumplir el objetivo, desde la meta, la programación, los presupuestos, los planes de comunicación, entregas y demás.
Al contar con un plan de proyecto y poder estructurar todas las acciones de manera estratégica, se facilita la gestión de tareas, debido a que se marca una ruta a seguir indicando las acciones que se deben realizar, los participantes de las mismas, la manera de realizarlas, los tiempos estipulados y los objetivos. Esto permite una mejor toma de decisiones, reducir al máximo los factores de riesgo y la optimización del tiempo y de los recursos.
Al mismo se lo considera un documento vivo ya que requiere de constante verificación y a medida que avance el proyecto se irá ajustando y modificando según resulte conveniente.
Un plan de proyecto consta de varias fases:
- Identificar el objetivo: el objetivo a alcanzar es la base del plan, es el motivo por el cual la empresa va a realizar el trabajo. Por tal motivo es fundamental establecer los objetivos y a raíz de ello, definir el plan de proyecto.
- Definir métricas de éxito: las métricas de éxito permiten conocer si el desempeño para lograr el objetivo es correcto. Estas metas deben ser claras y medibles, de manera que permitan determinar si el resultado fue el esperado.
- Designar participantes y asignar roles: en esta fase se determinan quienes son los participantes del proyecto y que roles cumplirá cada uno. En el se incluyen los departamentos intervinientes, las responsabilidades de cada participante y los responsables de las aprobaciones finales, si es que los hay.
- Definir presupuesto: definir el presupuesto necesario para lograr el objetivo para conocer con anterioridad el porcentaje le corresponderá a cada departamento, permite una mejor organización del dinero y evitará sorpresas.
- Determinar los entregables: aquí se describe con el mayor detalle y precisión posible, los objetos o servicios que van a ser entregados y quienes son los responsables de los mismos. Los entregables ayudan a comprobar los avances del proyecto y están directamente vinculados con los logros del mismo.
- Proyectar un cronograma: el cronograma se utiliza para la óptima administración del tiempo. El proyecto se divide en tareas, que a su vez pueden estar divididas en subtareas. Esta acción simplificará la gestión notoriamente. Cada una de estas fases, debe tener una fecha de inicio y una fecha de finalización; el objetivo de contar con un cronograma es poseer conocimiento de los tiempos y facilitar el cumplimiento de los plazos.
- Compartir el plan de proyecto y registrar la aprobación: es primordial compartir el plan de proyectos con todos los participantes del mismo, incluyendo al cliente. Para evitar posibles inconvenientes y asegurarse de la comprensión y aceptación del mismo, es necesario registrar la aprobación.
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