El sistema de monitoreo es una herramienta de gestión que brinda información indispensable sobre el funcionamiento del proyecto; la misma facilita la toma de decisiones acertadas a tiempo para realizar mejoras en la ejecución, que permitan alcanzar los objetivos deseados.
El monitoreo permite el seguimiento periódico del proyecto y es un factor fundamental para corroborar que el plan se esté cumpliendo según lo establecido; asimismo, permite conocer la efectividad y los puntos débiles del plan aplicado, lo cual es de utilidad para futuras implementaciones.
Efectuando de manera correcta el monitoreo y control de los proyectos financieros, se pueden analizar aspectos claves para detectar desviaciones, de manera que las mismas puedan ser tanto corregidas como, también, prevenidas.
Además, gracias a esta herramienta se simplifica la realización de informes sobre la gestión y se aumenta la transparencia en cuanto a la rendición de cuentas.
Mediante en control financiero que no es más que el estudio y análisis de los datos reales, es posible llevar adelante el control del estado de las finanzas de la organización; durante el control financiero se verifica que los resultados obtenidos se ajusten a la planificación previamente trazada y que se estén cumpliendo los objetivos; y de no ser así, permite contar con las herramientas necesarias para poder detectar, modificar las irregularidades y realizar cambios en el plan para evitar repercusiones en el presupuesto.
Como mencionamos con anterioridad, llevar el control financiero es indispensable para toda organización, dado que permite tener información periódica y certera de las operaciones y conocer los beneficios obtenidos. Y en el caso que los resultados no sean favorecedores, comunicar el desajuste al departamento correspondiente para que se ejecuten las correcciones pertinentes.
El control financiero consta de 4 etapas:
- Análisis del estado financiero: el estado de la situación financiera inicial es fundamental tanto para conocer la condición patrimonial, como así también la solvencia, la estabilidad y la rentabilidad de la organización.
- Establecimiento de estándares: en esta fase se determinan cuáles son los parámetros que se desean controlar, la manera en que se efectuará, el nivel del mismo y la frecuencia.
- Detección de las desviaciones financieras: la medición y el análisis de las desviaciones, comprenden la comparación entre los resultados previstos con los reales. Es posible que los resultados arrojados se ajusten a los esperados o que surjan desviaciones, pudiendo estas ser al alza o a la baja. Es importante detectar las causas que dieron lugar a estas desviaciones para poder realizar las correcciones necesarias.
- Ajustes de las desviaciones: cuando los resultados obtenidos no se condicen con lo planeado es necesario efectuar la corrección de desvíos. Esta tarea puede constar tanto de mínimas modificaciones como de cambios de estrategias e incluso, hasta de la reestructuración de la empresa.
Si quieres, no solo conocer las herramientas de gestión, sino también aprender a aplicarlas de manera correcta para llevar el control de proyectos, en CETYS Educación Continua adquirirás los conocimientos necesarios, a través de nuestro Diplomado en Project Management para que te desempeñes profesionalmente con eficiencia y eficacia dentro de las organizaciones.
