La productividad de una empresa, depende en gran medida del desarrollo de sus proyectos, y por tal motivo es fundamental tener una buena metodología de gestión. La gestión de todo proyecto se estructura en función de 5 fases:
Análisis de viabilidad: para garantizar la efectividad y el éxito, se realiza un análisis para determinar si para la empresa es conveniente abordar el proyecto. En algunas ocasiones el proyecto puede no ser beneficioso y es preferible no embarcarse en el mismo. Para ello se realiza un análisis de viabilidad en el que se analiza el alcance del proyecto, los riesgos de llevarlo a cabo y si el mismo es viable en cuanto a plazo, costo y calidad. Si dicho análisis arroja un resultado favorable, se procederá con la siguiente fase.
Planificación detallada: en esta fase se realiza una hoja de ruta que marcará el camino a seguir y la manera de hacerlo. Un mal cálculo en esta fase puede significar un problema para la empresa y generar perdidas económicas. Para que los resultados sean positivos es fundamental detallar las actividades que se llevarán a cabo, planificar comunicaciones y realizar un estudio minucioso para calcular los recursos materiales, humanos y económicos necesarios para ejecutar el plan en el tiempo estipulado. Finalmente, si se aprueba el proyecto, se procederá a realizar un contrato donde conste la aceptación de términos y condiciones.
Ejecución: en esta tercera etapa se asignan y ejecutan las actividades programadas para alcanzar el objetivo estipulado. En esta fase aunque no se suelen presentar inconvenientes, es importante mantener una optima comunicación para comprobar que las actividades se ajustan en tiempo, costo y calidad a lo establecido en el proyecto.
Seguimiento y control: el objetivo en esta fase es realizar un seguimiento, control y observación del progreso del proyecto para corroborar que se ejecuta de manera correcta y, si no es así, captar rápidamente las desviaciones que pudieran suceder, con el fin de realizar cambios en la planificación. Esto se efectúa mediante una serie de acciones que incluye el seguimiento de tareas, el análisis de estado y avance, la detección de fallas y variaciones, la realización de un análisis de los costos para hallar desviaciones y evitar que los mismos sobrepasen los limites máximos estipulados, entre otras.
Cierre: en esta última etapa culmina el proceso; en esta fase se corrobora que el proyecto este completo y se hayan cumplido los objetivos, se analizan los resultados obtenidos con respecto a las estimaciones, se presentan los entregables, se efectúa un balance y se realizan las acciones necesarias para dar formalmente por finalizado el proyecto.
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