Conceptos fundamentales en la administración de proyectos

La administración de proyectos es una técnica utilizada con el fin de poder alcanzar diversos objetivos dentro de un período de tiempo establecido.

Debido a los grandes volúmenes de trabajo, variables y requisitos que se han vuelto cada vez más intrincados, las empresas han tomado la iniciativa de llevar sus trabajos por proyectos.

Antes de conocer estos preceptos fundamentales, respondamos íntegramente un interrogante elemental ¿Qué es un proyecto? Este es el proceso de planificación y organización que trabaja en los cumplimientos de los objetivos fundamentales de las empresas promoviendo la Eficacia, productividad, reducción de tiempos y costos y evaluación de resultados.

¿Por qué es importante contar con una administración de proyectos?

Cuando se busca lograr una mayor eficacia en la productividad de una empresa y encontrar las rutas más óptimas para los recursos con los que se cuenta, se debe trabar inexorablemente con una correcta administración de proyectos.

Entre los principales objetivos con los que cuenta la administración de proyectos, se destacan las siguientes claves:

• Control de riesgos
• Gestión de costos y plazos
• Eficacia de resultados que se apunten a la satisfacción del cliente
• Aumento de la productividad

¿Cuáles son las ventajas para administración profesional de un proyecto?

Trabajar con un administrador de proyectos permite un pragmatismo vital en un mercado que se ha tornado cada vez más volátil. El administrador de proyectos podrá, dentro de los voluble de los mercados, llevar a la empresa a aumentar la calidad de los productos, aprovechando las lecciones que se haya recibido en los proyectos anteriores.

• Resultados milimétricos: Contar con un plan de proyecto, les brinda a las compañías realizar las entregas en tiempo y forma.
• Aumento de calidad de los productos: A través de los errores que se hayan podido cometer en proyectos anteriores, se consiguen productos de una mayor calidad.
• Ventaja competitiva: Esto le otorga un lugar de privilegio ante sus competidores.
• Clientes satisfechos: Los clientes tienen sus requerimientos y cada uno de ellos, gracias a la administración de proyectos, podrán ser satisfechos; ya que además serán siempre entregados a tiempo.
• Administración flexible y ágil: Las planificaciones cuando se generan de forma flexible permiten adaptarse de forma simple a los cambios del mercado.

¿Cómo se administran los proyectos?

Para poder alcanzar las ventajas que aportan los expertos administradores en proyectos, se deben mantener una serie de fases que son de una absoluta necesidad:

• Inicio: Analiza los riesgos y los recursos necesarios del alcance del proyecto. A través de ello, se determina la viabilidad.
• Planeación: En esta parte de trazan las rutas de trabajo más óptimas para alcanzar los objetivos en tiempo y forma del proyecto.
• Ejecución: Les aporta claridad a las subtareas; comienza a llevar a cabo la parte práctica del proyecto.
• Monitoreo y control: Los seguimientos de manera continua son de lo más necesarios, ya que, a través de ellos se podrá ir redefiniendo estrategias con el fin de alcanzar el éxito en el proyecto.
• Cierre: Esta es la parte del proceso en donde se analizan si han sido cubiertas las necesidades de los clientes y si se han alcanzado los objetivos.

Una vez que se haya realizado el proceso de cierre, es hora de tomar nota sobre las lecciones que nos haya dejado y optar por si es o no conveniente que sea reutilizado para otros proyectos.

Cuando se siguen los pasos mencionados, las actividades y las duraciones, seguramente habremos conseguido los objetivos y se implementará nuevamente este mismo plan.

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