Para que los negocios consigan alcanzar la meta deseada, es de suma importancia la elaboración de un presupuesto en el que se vuelquen las ganancias que se desean obtener, los costos y los ingresos.
Un presupuesto realista y realizado a conciencia, permite medir la capacidad de desarrollo y crecimiento del negocio en un determinado período de tiempo, conocer cuánto capital se necesita para cubrir las necesidades de la empresa, identificar cuáles son los gastos y costos, y por ende, facilitar la tarea de asignación de recursos. Valerse de estos pronósticos financieros, permite prever el futuro del negocio, lo cual es de suma importancia porque permite optimizar el dinero que llevará a realizar una mejor administración y conseguir que el negocio se mantenga rentable.
No es imprescindible, al momento de realizar un presupuesto, contar con un software de gestión contable: el mismo se puede crear sin inconvenientes en una planilla Excel u otro programa de hoja de cálculo.
Los pasos básicos para elaborar un presupuesto constan de:
Establecer metas financieras: pensar en lo que se quiere lograr a futuro con la organización de las finanzas y fijar metas reales, mas allá de ser un incentivo, es lo que va a marcar el camino a seguir y va a influir en las decisiones a tomar, además de permitir determinar cuál es el monto límite de gasto que se va a destinar para alcanzar el objetivo fijado.
Estimar gastos fijos y variables: para optimizar los recursos es imprescindible conocer los costos. Se denomina costo al valor de los recursos necesarios para producir o vender un producto o servicio. Los mismos se clasifican en costos fijos, que son los que no guardan relación con el volumen de las ventas o de la producción, y los costos variables que son aquellos que fluctúan en relación a los volúmenes de ventas o producción. Conocer los costos hace posible establecer metas financieras que permitan que el negocio sea redituable.
Pronosticar ingresos: para determinar un estimado de las ventas y de los ingresos que esté ajustado a la realidad, se debe realizar un análisis de varios factores, entre ellos la capacidad de producción en el caso que sea necesario, el mercado meta, la demanda estimada del producto o servicio a comercializar, la competencia en el mercado y el precio promedio del producto o servicio en el mercado. Es recomendable realizar 3 diferentes pronósticos de ventas: una estimación optimista en el cual las ventas sean altas, una estimación moderada y una estimación pesimista.
Pronosticar flujo de efectivo: es importante conocer las variaciones y movimientos de efectivos y sus equivalentes, para poder utilizar eficientemente el efectivo y administrar el negocio de forma adecuada.
Estructurar el presupuesto para las distintas áreas operativas: al elaborar un presupuesto para cada área de operación, se facilitará realizar el control y seguimiento del mismo y, por ende, será más fácil alcanzar los objetivos.
Programar revisiones y modificaciones: realizar revisiones periódicas de seguimiento permite comparar los montos estimados con los reales y ajustar los presupuestos, en la búsqueda de conseguir una mayor rentabilidad y mejorar la administración.
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