Se conoce como gestión de compras al conjunto de acciones que se realizan para adquirir bienes y servicios con la finalidad de que la organización pueda desarrollar su actividad; el objetivo final de estas acciones es lograr una mejor rentabilidad. Una gestión de compras adecuada permite conseguir insumos, servicios o bienes de calidad, al precio más conveniente, en el tiempo requerido, permitiendo a la empresa disminuir los costos y de esta manera aumentar la rentabilidad. Para ello es imprescindible conocer al detalle el producto o servicio que se necesita adquirir, analizar las distintas ofertas y realizar una selección eficaz de proveedores. Es necesario que el departamento de compras mantenga una estrecha comunicación con el departamento de producción y logística para estar al tanto de los requerimientos. Es tarea primordial del departamento de compras asegurar la continuidad de abastecimiento de la materia prima; sin insumos se debe detener la producción lo cual significa una gran perdida económica para la organización.
El objetivo de las compras estratégicas es adquirir las materias primas o los materiales necesarios al menor costo posible, respetando la calidad requerida y con las condiciones y los plazos de entrega más convenientes para la empresa. Para lograrlo se llevan a cabo diferentes acciones:
- Efectuar un análisis del perfil de la categoría: en esta primera fase se realiza un análisis de los materiales que se deben adquirir, ya sea materia prima, herramientas, maquinarias o cualquier tipo de suministros y se agrupan por categorías y necesidades; de esta manera se pueden fácilmente identificar los rubros a los que pertenecen los proveedores y las posibles oportunidades de compra.
- Evaluar y seleccionar a los proveedores: una correcta selección de proveedores es de suma importancia para la empresa, ya que de eso depende conseguir un precio acorde, buena calidad de insumos, entrega a tiempo y abastecimiento constante. Al momento de realizar la selección las empresas deben evaluar la reputación del proveedor, calidad del producto, las facilidades de pago, la localización debido a que de ello puede depender el tiempo de entrega y los costos de transporte, las cantidades mínimas que exigen y las cantidades máximas que pueden abastecer y la garantía que ofrecen.
- Desarrollar estrategias de compras: la competitividad de la organización está íntimamente relacionada con el plan estratégico de compras. En esta etapa es necesario solicitar cotizaciones, negociar precios, establecer cantidades actuales y demandas a futuro, condiciones, formas de pago, tiempos de entrega, acordar procedimientos de comunicación entre la organización y el proveedor y todas aquellas informaciones relevantes.
- Gestionar los contratos de compras: la gestión de los contratos incluye la creación del contrato, la ejecución y el estudio del mismo, para corroborar que se cumplan las pautas estipuladas con el objetivo de optimizar la productividad y disminuir los costos sin resignar calidad.
- Trabajar en conjunto con los proveedores: mantener una relación de respeto y honestidad y poder establecer una relación a largo plazo trabajando de forma conjunta para lograr los mejores resultados, convierte al proveedor en un aliado estratégico de la organización.
- Realizar un cálculo de ahorros: realizar periódicamente un cálculo de medición de ahorros, permite identificar si las metas han sido alcanzadas. Tener un control posibilita efectuar ajustes para mejorar la eficiencia y reducir aún más los costos logrando una mayor rentabilidad.
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