En casi cualquier trabajo, saber usar Excel ya no es una ventaja: es una necesidad. Desde organizar presupuestos hasta analizar información o elaborar reportes, dominar las funciones básicas de Excel puede hacer la diferencia entre perder horas frente a una hoja de cálculo o trabajar con eficiencia y precisión.
Si apenas estás empezando o quieres fortalecer tus conocimientos, conocer estas funciones es el primer paso para aprovechar todo el potencial que ofrece este programa.
A continuación, repasaremos algunas de las fórmulas más útiles de Excel para principiantes, junto con ejemplos prácticos de cómo puedes aplicarlas en tu día a día laboral.
1. SUMA: el clásico que nunca falla
La función =SUMA() es una de las más utilizadas en Excel. Permite sumar rangos de celdas de manera rápida y sencilla, sin tener que hacerlo manualmente.
Por ejemplo, si deseas obtener el total de ventas del mes, solo necesitas escribir:
=SUMA(B2:B10)
Esta simple fórmula puede ahorrarte mucho tiempo y eliminar errores humanos al trabajar con grandes volúmenes de datos.
2. PROMEDIO: ideal para medir el desempeño
Con la función =PROMEDIO(), puedes calcular el promedio de un grupo de valores.
Por ejemplo:
=PROMEDIO(C2:C8)
Esto resulta especialmente útil si trabajas en áreas como ventas, educación o recursos humanos, donde el análisis de rendimiento o resultados es constante.
3. SI: la fórmula que te ayuda a tomar decisiones
La función =SI() te permite establecer condiciones lógicas. Es una herramienta poderosa para automatizar procesos.
Ejemplo:
=SI(D2>=70, "Aprobado", "Reprobado")
Con esto, Excel evaluará los datos de forma automática, evitando que tengas que revisar uno por uno. Es perfecta para reportes o evaluaciones.
4. CONTAR y CONTAR.SI: para cuantificar datos rápidamente
Si necesitas saber cuántas celdas contienen información, usa =CONTAR().
Si además deseas contar solo aquellas que cumplan con una condición específica, utiliza =CONTAR.SI().
Por ejemplo:
=CONTAR.SI(E2:E50, "Sí")
Estas funciones son muy útiles para monitorear resultados o generar estadísticas internas.
5. CONCATENAR o UNIRCADENAS: combina textos en segundos
Cuando necesitas unir texto de distintas celdas —como nombre y apellido—, puedes usar:
=CONCATENAR(A2, " ", B2)
O bien, si usas versiones más recientes de Excel:
=UNIRCADENAS(" "; VERDADERO; A2; B2)
Ideal para crear listas, bases de datos o generar información personalizada sin hacerlo manualmente.
6. HOY y AHORA: para tener siempre la fecha actualizada
La función =HOY() devuelve la fecha actual, mientras que =AHORA() muestra fecha y hora. Son muy útiles en reportes o plantillas que requieren actualizar información automáticamente sin tener que modificarla cada día.
Aprender Excel desde cero es más fácil de lo que crees
Dominar estas funciones básicas de Excel puede marcar una gran diferencia en tu productividad y profesionalismo. Pero lo mejor es que no necesitas aprenderlo por tu cuenta: existen cursos diseñados precisamente para guiarte paso a paso.
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